Priorisieren und Entscheidungen treffen

In der VUCA Welt alle Chancen zu nutzen, schnell zu lernen und agil zu reagieren bedeutet für Führungskräfte eine ständige Repriorisierung ihrer Pläne und Zielsetzungen. Eine Liste von gleich wichtigen, unverzichtbaren Aufgabenstellungen („Wir haben 15 strategische Projekte…“) wird tägliche Einflüsse und externe Impulse ständig überarbeitet. Was es kompliziert macht? Bei fast jeder Aufgabe sind mehrere Stakeholder beteiligt und betroffen! Durch Feuerwehraktionen jetzt die Welt retten und in kleinen täglichen Schritten große Strategien umsetzen ist eine schwierige Entscheidung. Was zuerst tun? Wie löst die Führungskraft das täglich neu für sich auf?

„ Ich selbst habe mehrere Projekte, die für mich wichtig sind und das Unternehmen noch fünf weitere, die alle strategische Relevanz haben. Und operativ brennt durch die Digitalisierung die Hütte Es reicht auch kein intelligenteres Zeit-Management mehr, um Alles gleichzeitig zu jonglieren. Mit Feuerwehrmentalität rette ich täglich die Welt. Ich bin operativ-taktisch gut, aber führe zu wenig, denke zu wenig darüber nach was strategisch wichtig ist. Wie soll ich priorisieren? Es ist einfach in Summe zu viel.“

Dieses Zitat eines CEO‘s, für den wir arbeiten, ist typisch für die Fragestellung von Führungskräften auf allen Ebenen. Notwendige Routinearbeit und Meetings, eine tiefschwarze Projektwolke, die in scheinbar täglich neuer Konstellation drohend über den Köpfen von Entscheidungsträgern hängt und drängelnde Stakeholder bestimmen die Tagesroutine.

In dem Buch unserer Partnerin Dr. Karolien Notebaert „Wie unser Gehirn Spitzenleistung bringt“ macht sie zu dem Thema keine tröstende Aussage: das Gehirn kann lediglich eine einzige Tätigkeit gleichzeitig vollbringen. Das unser Gehirn – von Mann oder Frau – parallel arbeiten kann, ist jedoch ein Irrtum, es schaltet jedoch sehr schnell zwischen Aufgaben hin und her. In 50 ms wird ein Gedanke produziert und wird dann durch Aneinanderreihung zu einem sprechfähigen Satz gebracht.

Das heutige Geschäfts- und Arbeitsumfeld ist eben VUCA: überraschend, disruptiv, mit unerwarteten und emotional geladenen Konsequenzen bei Entscheidungsfindungen, Ursache und Wirkung können nicht mehr klar unterschieden werden.
Wie unser zitierter CEO bemerkte, hilft auch keine verbesserte Selbstorganisation mehr oder die Delegation von Aufgaben. Es bedarf einer veränderten Sichtweise auf den Alltag, eines besonders disziplinierten Umgang mit den eigenen Energien, die uns an jedem frühen Morgen aufs Neue zur Verfügung stehen und ein wacher, eben agiler Mindset.

Unter den vielen Schlagworten, wie man in der VUCA Welt effektiv führt, gibt es nach den bekannten Überschriften mit Hinweisen auf diesen den agilen Mindset außer dem unverbindlichen Bezug auf die eigenen Werte und Achtsamkeit wenig praktische Hinweise oder anerkannte Tools zur effektiven Re-Priorisierung und Re-Fokussierung. Ein solches möchten wir hier vorstellen.

Priorisieren heißt Entscheidungen zu treffen

Auf der konventionellen To-Do-Liste zur Eigenorganisation gibt es viele Dinge, die häufig in Konkurrenz zu einander stehen, denn sie brauchen zwei entscheidende Ressourcen von uns: Zeit und Aufmerksamkeit. Ordnet man eine Aufgabe in eine Eisenhower-Matrix ein, wäre sie mit ihren KoordinatenDringlichkeit und Wichtigkeit in Konkurrenz zu anderen abgebildet. Nun sind in der VUCA Welt noch viele weitere Dimensionen in allen strategisch relevanten Themen von Bedeutung, was unsere Jonglage im Kopf so schwer macht: Was JETZT zuerst tun? Alle Themen auf der To-Do-Liste erscheinen gleichermaßen dringlich und haben strategische Relevanz.

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